Perguntas Frequentes
GESTÃO DE DOCUMENTOS/PROTOCOLO
1) QUAIS OS DOCUMENTOS ESSENCIAIS PARA A ABERTURA DE UM PROCESSO NA DGDI?
Requerimento, cópia do último contracheque e documento de identificação.
2) POSSO PROTOCOLAR DOCUMENTOS PARA ABERTURA DE PROCESSO EM QUALQUER PROTOCOLO?
a) Os servidores ativos deverão abrir seu processo no protocolo da sua Unidade.
b) Os aposentados, pensionistas e aqueles que não tenham vínculo com a UFRJ deverão abrir seu processo no protocolo da DGDI.
3) ONDE ADQUIRO O REQUERIMENTO PARA ABERTURA DE PROCESSO?
a) O requerimento para os servidores ativos está disponível na sua Unidade ou na página da PR4 – Pró Reitoria de Pessoal.
b) Para os servidores aposentados, pensionistas e demais cidadãos, o requerimento poderá ser de próprio punho ou fornecido pela DGDI.
4) TENHO ALGUMAS DÚVIDAS SOBRE O ASSUNTO E DOCUMENTAÇÃO PARA ABERTURA DE PROCESSO. ONDE AS TIRO?
a) Os servidores aposentados e pensionistas deverão entrar em contato com a Divisão de Inativos da PR4 – Pró Reitoria de Pessoal, sala 837 (8º andar) do prédio da Reitoria.
b) Os servidores ativos deverão procurar o departamento responsável por esse procedimento na sua Unidade.
5) APÓS PROTOCOLAR MINHA DOCUMENTAÇÃO NA DGDI, COMO FICO SABENDO O NÚMERO DO MEU PROCESSO?
Com o cartão de protocolo em mãos, você deverá ligar para a DGDI através do telefone disponível no cartão de protocolo e fornecer as informações solicitadas pelo atendente.
6) APÓS A ABERTURA DO PROCESSO, O QUE DEVO FAZER PRA ACOMPANHAR MEU PROCESSO?
O acompanhamento do processo poderá ser feito através do Sistema de Acompanhamento de Processo (SAP), disponível em www.sap.ufrj.br ou através da Intranet UFRJ.
7) O QUE É ANEXAÇÃO DE PROCESSOS? QUAL É O PROCEDIMENTO?
É a união definitiva e irreversível de processos, desde que pertencentes a um mesmo interessado e mesmo assunto. Depois de anexados, não é possível “desanexá-los”, devido a sua própria definição. CLIQUE AQUI para ver o procedimento.
8) O QUE É APENSAÇÃO DE PROCESSOS? QUAL É O PROCEDIMENTO?
É a união provisória de processos destinada ao estudo e à conformidade de tratamento em matérias semelhantes, com o mesmo interessado ou não. CLIQUE AQUI para ver o procedimento.
9) QUANDO SE TORNA OBRIGATÓRIA A ABERTURA DE UM NOVO VOLUME DE PROCESSO?
Conforme a Portaria Normativa nº 05/2002-MPOG, cada volume não poderá exceder a 200 (duzentas) folhas. Portanto, novos volumes deverão ser formados quando os autos excederem esse limite de folhas. Para saber como efetuar o procedimento, CLIQUE AQUI.
10) COMO FAÇO PARA POSTAR CORRESPONDÊNCIAS INSTITUCIONAIS VIA CORREIOS?
É necessário preparar a correspondência, identificando o envelope com os dados completos do remetente e do destinatário, lacrá-lo, preencher e assinar 02 (duas) vias do Formulário de Solicitação de Postagem e enviar à DGDI. Caso queira o serviço adicional “AR – Aviso de Recebimento”, o preenchimento e a colagem do mesmo ficarão sob a responsabilidade da Unidade solicitante. Para maiores informações, CLIQUE AQUI.